如今，公司文档数据的管理不仅涉及企业内部的电脑和员工，而且还涉及到企业的客户、合作伙伴。随着在日益复杂的网络环境下对数据的收集、共享、处理和存储，企业也就不得不面临越来越严重的数据失窃和泄露的风险。
传统的周边防御，比如防火墙、入侵检测和防病毒软件，已经不再能够解决很多今天的数据保护问题。为了加强这些防御措施并且满足短期相关规范的要求，许多公司对于数据安全纷纷采取了执行多点产品的战术性措施。这种片面的部署计划确实可以为他们的数据提供一点点额外的保护，但是在管理上花费昂贵并且操作困难，这种做法并不能为未来的发展提供一个清晰的框架。企业数据可分为活动、静止或者是正在使用三类——包括数据库、应用程序、网络、文档、终端设备和可移动媒体。我们可以通过加密、安全密钥管理、集中化控制以及日常管理等来实践对企业数据的保护。
加密是确保数据安全 重要的环节。必须确保数据加密而不是仅仅依赖一个防护基础架构。对数据进行加密可以让数据不论是在网络中活动、在数据库和电脑中静止或者在工作站中被使用的时候都能防患于未然。通过使用数据加密这样的基本措施来保护数据本身，企业可以在确保这些信息的隐秘性的同时，对它们的去向加以控制。由于同样的措施可以用来保护整个公司的多个应用程序，企业就可以做到在确保隐私的前提下提高运营效率、管理风险并做到相应法规的遵守。企业数据保护的核心是对敏感数据进行加密和解密所使用的密钥。企业必须部署一个密钥管理解决方案从而能让管理员通过唯一的中央控制处轻松管理这些密钥。一个完善的密钥管理系统应该可以让你知道何种其它设备会拥有这个密钥的副本。
理想情况下，一个密钥管理方案应该为其它设备可以保持这样的副本的期限加以限定，至于这些设备届时是否能做到真正删除这些副本，这可能需要一定程度的信任。中央控制处可以决定将这种权力授予企业的其他部门，但是前提必须是在系统发生故障或者失去控制的时候收回这种控制权。可以同时启用集中化的日志和监察措施，这样就可以跟踪到所有用户和管理员的操作了。
信息化时代，企业在办公的时候，难免需要传输相关的数据文档给合作者客户，由于外发文件的传播性，大多企业会在部署信息安全产品的时候考虑到以下环节——创建、存储、归档/备份、分布、循环、过期和删除。所有管理周期中，必须能够确保企业的数据文档安全，不泄密。控制是监察、日志记录和监控网络活动必不可少的环节。对于核心数据的电子文件上，必须能够做到监督、跟踪、记录所有用户的全部操作，实时查看系统的使用情况，实现 高的系统安全。也必须可以从庞大的记录数据中抽取有用的信息，对用户的某些操作进行分类整理，通过操作记录，回溯历史活动，从而发现泄密渠道。也需要做到通过跟踪用户操作，能及时发现用户的危险操作，在泄密事件发现前就获得警报，制止泄密事件的发生。一旦泄密事件发生，通过用户操作记录, 可以第一时间拿出 有力的证据。
企业数据保护还勾勒了未来扩展和整合的基本框架。随着企业的不断发展，IT环境的不断多样化，数据隐私的需求日益增加，以及新规范的介入，新型数据和数据元素的安全越来越受到重视。 后，还需要划坚持对安全管理人员的培训和坚持不懈的系统管理。这包括自动化流程，比如通过推行密钥循环和职责分离政策来防止因某个管理员权限过大而导致的内部袭击事件。换言之，就是授予某个管理员进行网络配置的权限，而授予另一个仅仅是认证管理控制的权力。在选择数据安全解决方案的时候，企业出现差错往往是因为不能决定如何妥善安排他们的数据，不够了解他们的数据，或者没有寻求工作中所需的基于标准技术，亦或是因为没有坚持恰当的规划和合作。
企业数据保护能够确保一个有效的安全解决方案，可以降低企业IT基础架构的复杂性以及管理和维护成本。通过中央化的策略管理，它能够提供一个集成的安全平台和具备成本效益的无缝加密数据。通过防止数据破坏和泄露，为你的企业减少负面公共舆论，它也为未来数据安全的保护需求、业务流程和相应法规的遵从提供了基础。
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