当前，在读研究生参与涉密科研项目的情况较为普遍，但对于涉密学位论文的保密管理工作却十分薄弱，且缺乏规范、统一的管理制度。近期，多起高校、科研院所标有密级的学位论文被刊登在互联网上的案件，敲响了保密警钟。上期，笔者探讨了涉密学位论文在定密、撰写、制作、送审、答辩、学位评定时的泄密隐患及对策。本期，笔者将继续沿着涉密论文的生命周期线索，围绕归档、保管、解密与利用、作者管理等环节，探讨泄密的原因及对策。
答辩不是结束
已经通过答辩的研究生学位论文，应当按规定进行归档。实践中，由于缺乏相关管理要求，涉密学位论文的归档和保管环节存在较大的泄密漏洞。
一是高校、科研院所内部存档、保管不规范。一般而言，纸质的涉密学位论文保存在高校、科研院所的档案馆或图书馆；电子版的涉密学位论文有的高校保存在研究生院，有的保存在图书馆，一般单独设置一台涉密计算机用于存储。频发的案件显示，当前部分高校、科研院所存放、保管纸质涉密学位论文的环境不符合保密管理要求，有的没有安装监控设备，有的甚至存放在木质柜子中；而电子版的涉密学位论文则缺乏严格的管理措施，安全防护薄弱。
二是向有关图书馆提交涉密学位论文的做法不一。根据《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》第二十三条的规定，已经通过的博士学位论文，还应当交存北京图书馆（1999年更名为国家图书馆）和有关的专业图书馆各一份。据了解，在涉密博士学位论文的提交问题上，出于保密的考虑，各高校、科研院所采取了不同措施。一种是将非涉密论文提交到相关图书馆，而将涉密论文保存在本单位的档案馆、图书馆或者文献保密库，待解密后再提交至相关保存机构及图书馆；另一种是高校、科研院所将涉密博士论文同公开论文一并提交至相关保存机构及图书馆，由收缴机构根据相关保密制度对论文进行特殊保存。
三是高校、科研院所违规向有关数据库网站提交涉密学位论文。当前，各高校、科研院所一般会将学位论文送交中国科学技术信息研究所主办的万方数据库和清华大学主办的中国知网数据库。虽然万方数据库和中国知网数据库在有关协议中已明确要求不得提供涉密学位论文，但个别高校把关不严，导致违规提供涉密学位论文，进而造成泄密。
有关部门曾在检查中发现，某高校的两篇涉密学位论文被刊登在某数据库网站上。经查，该数据库网站将高校提交的纸质学位论文，扫描制作成文档格式，通过互联网向用户提供查询和下载服务。双方之前虽有约定，不允许提交涉密学位论文。但在工作中，该高校有关人员违反规定，将涉密学位论文作为非密论文提交给数据库网站。数据库网站有关人员保密审查不严格，未发现论文有密级标志，导致涉密学位论文被扫描刊登在互联网站上，造成泄密。事件发生后，该高校及数据库网站相关责任人员均受到严肃处理。
对于涉密论文归档、保管环节的保密管理，正确的做法是：答辩结束后，涉密学位论文（包括正式文本、草本和电子文档）和相关申请、评审材料应当移交给所在院系、部门指定的人员，并填写涉密学位论文移交清单。各高校、科研院所对涉密学位论文进行统一管理。导师应当及时监督学生销毁多余的学位论文，或交学校保密机构处理，确须留存的应由导师按照学校涉密载体管理规定集中保管。对于需提交到图书馆的涉密学位论文，需要双方有关人员进行充分沟通，明确提交的论文中是否包含涉密学位论文。图书馆对接收的涉密学位论文应当逐一明确密级和保密期限，对收藏情况进行登记整理，建议按照解密时间进行排序。对于提交到有关数据库网站的学位论文，则要严格核实比对，杜绝刊登涉密学位论文的案件发生。
准确解密很重要
一些高校、科研院所规定，涉密学位论文保密期限届满，即对社会公开。但在实践中，由于定密不准，特别是保密期限确定有误，很容易造成保密期限届满，但论文实质上仍然属于国家秘密的问题出现。
为解决这一问题，高校、科研院所应当加强对涉密学位论文的动态管理。在保密期限内的涉密学位论文，要按照《国家秘密定密管理暂行规定》的要求，每年进行审核，符合解密条件的，及时解密。慎重起见，高校、科研院所在对涉密学位论文进行解密时，应征询该涉密学位论文所依托的涉密项目委托方和课题组的意见，避免因为擅自解密造成国家秘密的泄露。需要延长保密期限的，应及时采取措施，并通知有关知悉单位（包括论文收藏机构）和人员。如，《清华大学研究生学位论文保密管理规定》要求：“涉密学位论文的密级调整或保密期限变更，每年3月集中调整一次。由档案馆将上一年保密期限届满的论文清单转交保密办公室，由保密办公室转交各院（系、所）保密领导小组，各院（系、所）对需要变更密级或保密期限的论文提交‘研究生学位论文密级调整/保密期限变更申请表’，报学校保密委员会批准。密级与保密期限未变更而届满的涉密学位论文将自行解密，解密后按公开论文处理。”
图书馆等涉密学位论文的收藏机构，需要解密涉密学位论文时，首先应当考虑提交单位的解密意见，在得到对方的解密许可后，方可进入解密程序。其次，要严格按照解密时间进行解密。论文中明确标明解密时间的，可以在解密期限届满时进行解密处理，而没有标明解密时间的应当先与提交单位联系，确认解密时间，或者参照国家制定的保密期限相关规定，必要时征询论文提交单位的意见。
毕业了也要管
在保密管理方面，涉密学位论文作者潜藏的泄密隐患，也应该引起足够的重视：一是擅自将撰写的涉密学位论文等材料携带离校；二是毕业后脱离高校、科研院所的监管，有泄露其撰写涉密学位论文内容的可能。调研中发现，目前高校、科研院所对离校的学生缺乏管控措施，存在泄密风险。
加强对涉密学位论文作者的保密管理应当从以下几个方面下功夫：
一是要降低研究生接触涉密科研项目的涉密程度。当前，参加涉密科研活动的研究生一般分为两种：一种是在科研活动中确实接触了涉密内容；另一种是导师在分配科研内容时采取了分段安排任务、回避核心技术等脱密处理措施，学生虽然参加了涉密科研项目，但没有接触涉密内容。因此，为保护涉密信息安全，导师要尽量将涉密科研内容进行降密、脱密处理，避免研究生接触涉密程度较高的内容。
二是强化离校前的资料清退和保密教育。高校、科研院所要完善清退手续，研究生毕业时要将保存的涉密文件、资料移交给导师，并填写移交清单；要建立脱密期和保密承诺制度，涉密研究生离校的脱密期可根据涉密项目保密情况来确定，同时，涉密研究生要签订保密承诺书，明确对涉密学位论文的保密义务和泄露的法律后果。研究生应当凭保密承诺书和资料移交清单，办理有关手续并领取学位证书和毕业证书。
三是加强对研究生离校后的保密监督。毕业研究生的接收单位为党政机关、国有企事业单位的，应当告知其研究生涉密及脱密期情况，请其协助加强监督；用人单位是其他企业的，如确有需要，则应当请毕业研究生社保关系或户籍所在地、常住地的相关部门协助做好监督管理工作。
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